De weersomstandigheden kunnen een belangrijke rol spelen bij de organisatie van een evenement. Uiteraard geldt dit voor het evenement an sich, maar zeker ook voor de parkings. Vooral wanneer er tijdelijke parkeerterreinen ingericht worden op een onverharde ondergrond (grasveld, weiland,…) kan overvloedige regenval roet in het eten gooien.

Het extreme regenweer in juni trof een aantal festivals waardoor parkings en kampeerterreinen niet of slechts gedeeltelijk konden gebruikt worden. Tijdens Graspop in Dessel waren slechts een beperkt aantal parkings beschikbaar. De capaciteit was ruim onvoldoende voor het verwachte aantal voertuigen. Ook Rock Werchter en TW Classic kregen af te rekenen met extreme weersomstandigheden waardoor zowel een aantal campings als een aantal parkings niet konden gebruikt worden. Voor beide festivals moest het mobiliteitsplan volledig omgegooid worden. Er werden parkings op afstand gebruikt en shuttlebussen brachten de bezoekers vanaf de parkings naar het festivalterrein.

Met een goede voorbereiding kan heel wat ellende bij regenweer voorkomen worden. We geven alvast 5 tips:

1. Voorkomen is beter dan genezen

Bij het opstellen van het mobiliteitsplan, gaat u best op zoek naar parkeerterreinen die bestand zijn tegen regenweer. U vermijdt best lager gelegen terreinen of terreinen met een ondergrond die klei bevat. Ideaal zijn natuurlijk terreinen met een verharde ondergrond. Tijdens weekends staan heel wat parkeerterreinen van bedrijven of bedrijvenzones leeg. Deze kunnen vaak op eenvoudig verzoek en mits de nodige afspraken gebruikt worden voor evenementen.

2. Overschat de restcapaciteit niet

Slecht weer betekent zelden een zwart-witverhaal. In veel gevallen zult u nog een deel van de parkings kunnen gebruiken. Overschat de restcapaciteit echter niet. Het regenweer zorgt ervoor dat terreinen en doorgangen in slechte staat zijn, dat stukken waar vaak over gereden wordt, sneller onbruikbaar worden, dat parkeren moeizamer verloopt, dat het aantal in- en uitritten mogelijk beperkt wordt… Al deze factoren hebben een belangrijke impact op de doorstroming van het verkeer naar en vanaf de parkings. Zo zal de beschikbare restcapaciteit niet volledig kunnen gebruikt worden, kunnen tijdens het parkeren bijkomende problemen opduiken en staan bezoekers langer aan te schuiven bij aankomst en vertrek.

3. Zorg voor duidelijke communicatie.

De parkeercapaciteit is beperkt, er zijn minder parkeerplaatsen beschikbaar, een aantal parkings zijn niet bruikbaar… Het zijn verwarrende boodschappen voor bezoekers. Zal ik nog een parkeerplaats vinden? Waar kan ik parkeren? De bezoeker heeft nood aan duidelijke bereikbaarheidsinformatie. Het laatste wat de organisator wenst is dat bezoekers thuis blijven. De gewijzigde situatie moet vertaald worden in een duidelijk geformuleerde boodschap zodat bezoekersgedrag aangepast wordt. “Kom naar het evenement, maar parkeer op afstand.” Of “Kom niet met de auto maar gebruik de nachttreinen of een shuttlebus.” Of “Maak gebruik van een van de noodparkings”.

Indien nodig kan de boodschap gedifferentieerd worden naargelang de doelgroep. Zo kunnen VIPs of bezoekers die op de camping verblijven andere informatie krijgen dan dagbezoekers.

4. Hou alternatieven achter de hand

Als het toch fout loopt door een onverwachte regenbui, dan is het goed om vooraf al een aantal noodscenario’s uit te werken. Zo kunt u vooraf al een inventaris maken van mogelijke noodparkings en een lijst opstellen met contactgegevens van eigenaars. Ook signalisatieplannen voor deze noodscenario’s kunnen al voorbereid worden. Deze noodscenario’s kunnen vooraf besproken worden met overheid en politie zodat iedereen op de hoogte is. Zo kunnen deze noodscenario’s snel geactiveerd worden indien nodig. 

5. Hak op tijd de knoop door

Bezoekers van het evenement zijn makkelijkst bereikbaar voor ze vertrekken. Wacht daarom niet te lang om een noodscenario te activeren. Hoe vroeger u eraan begint, hoe beter het kan uitgewerkt worden en hoe beter de bezoekers kunnen geïnformeerd worden. Uw bezoekers hebben dan nog voldoende tijd om hun verplaatsingsgedrag aan te passen of op zoek te gaan naar alternatieven.

Met deze tips kunt u als organisator al heel wat problemen voorkomen. Wordt u toch nog verrast door een plotse regenbui tijdens uw evenement? Dan is het goed als u een aantal traktoren standy heeft om vastgereden voertuigen te slepen.

Heeft u nog vragen over het uitwerken van bepaalde maatregelen? Aarzel niet om ons te contacteren.

Abonneer op onze nieuwsbrief

We houden u enkele keren per jaar op de hoogte van onze activiteiten en ons aanbod. U kunt op elk moment opnieuw uitschrijven.